بسم الله الرّحمن الرّحیم

و صلّی الله علی محمّد و آله الطّاهرین و لعنة الله علی اعدائهم اجمعین

مردن براى اطلاعات

پل ویدنگتن¹ 


چکیده: 

 
فوران اطلاعات پدیده اى است که در چند سال اخیر کاملاً مورد توجه قرار گرفته است، اما اطلاع و آگاهى بیش تر در این زمینه، به یافتن راه حلى براى رفع آن منجر نشده است. آن چه در پى مى آید، گزارشى از یافته هاى یکى از اولین تحقیقات جامع در این زمینه است که آثار سوء این پدیده را بر مدیران تجارى و نحوه تصمیم گیرى آن ها مورد بررسى قرار مى دهد. رویترز به عنوان بنگاهى که در ثانیه 27 هزار صفحه اطلاعات تولید مى کند، تأمین کننده مالى این تحقیق است. 



از 1994 تا کنون، رویترز سه تحقیق در مورد اطلاعات در جهان تجارت انجام داده است. اولین تحقیق، با نام «دانستن یا ندانستن: سیاست اطلاعات» مشخص کرد که على رغم تکثیر دفاتر اطلاعات، ما هنوز هم با حرص و ولع به دنبال اطلاعات هستیم. دومین تحقیق برگزار شده توسط رویترز، تحت عنوان «اطلاعات به عنوان یک موهبت: معدن طلاى نامرئى» نشان داد که شرکت ها چگونه از درک ارزش اطلاعاتِ در دسترس خود ناتوان هستند. در اکتبر 1996، رویترز اولین تحقیق خود را در زمینه «فوران اطلاعات» انجام داد. این تحقیق که تحت عنوان «مردن براى اطلاعات» صورت گرفت، شدت و میزان مشکل سرریز اطلاعات را نشان داد. این گزارش، در حقیقت خلاصه اى از یافته هاى این تحقیق است. 

1 1- Paul Waddington

سابقه «مردن براى اطلاعات»

تحقیق «مردن براى اطلاعات» از سوى رویترز در اکتبر 1996، به منظور اهداف تجارى صورت گرفت. رویترز در هر ثانیه 27 هزار کلمه اطلاعات تولید مى کند. بسیارى از استفاده کنندگان از اطلاعات، خود را متخصص اطلاعات به حساب نمى آورند. به عنوان مثال، مدیران فروش و بازاریان، خود را متخصص اطلاعات محسوب نمى کنند. پیچیده ترین استفاده اى که آن ها از اطلاعات مى کنند، دستیابى به یک بانک اطلاعاتى از طریق اینترنت است. در مورد مشکلات سرریز اطلاعات، سخن گفتن با این افراد، بى شباهت به فروختن یک برنامه کامپیوترى به کسى که آن را نیاز ندارد، نیست. آن ها نمى توانند نیاز خود را به یک سرویس اطلاعاتى درک کنند و نیز نمى توانند درک کنند که چرا اطلاعات را باید ردگیرى کرد. آن ها اطلاعات را به مثابه یک مشکل نگاه مى کنند؛ اما مشکلى که باید توسط دیگران با آن روبرو شد. به هر حال، هنگامى که سرریز اطلاعات به عنوان یک مشکل محسوب شود، مردم به پیدا کردن راه حلى براى آن ترغیب مى شوند. 

 
تحقیق اول رویترز در سال 1994 هنگامى صورت گرفت که لوتوس نوتس و ویندوز تازه وارد بازار شده بودند. در آن زمان، هنوز اطلاعات به راحتى در جهان تجارت با اهداف سیاسى و... تحت کنترل بود. این تحقیق، گروه کثیرى از جستجوگران اطلاعات را مشخص نمود. در سال بعد که رویترز تحقیق دوم خود را انجام داد، نیاز مبرم به ارزش گذارى اطلاعات معلوم گردید. این تحقیق تحت عنوان «اطلاعات به عنوان یک موهبت: معدن طلاى نامریى»، مشخص کرد که شرکت ها ارزش بسیار بالایى براى اطلاعات قائل هستند و به فکر متعادل سازى، جمع آورى، ارزش گذارى و یا تضمین صحت آن نیستند. با افزایش ارتباط بین تجارت و اطلاعات، این دو تحقیق هم چنان مطرح باقى ماندند و رفته رفته از ارزش بیش ترى برخوردار گردیدند.

روند تحقیق

کارهاى اجرایى تحقیق «مردن براى اطلاعات»، در جولاى 1996 آماده شد و خود تحقیق در پاییز بعد آغاز شد. براى اجراى این تحقیق، با 1300 مدیر در انگلستان، آمریکا، هنگ کنگ و سنگاپور مصاحبه هایى صورت گرفت. از این میان، 500 مدیر ارشد و مدیران بخش هاى کوچک در انگلستان در این تحقیق شرکت داشتند. فعالیت هاى «گروه اصلى» نیز بخش مهمى از این تحقیق را به خود اختصاص داد. اکثر پاسخ دهندگان به طور کلى از سرریز اطلاعات بى اطلاع بودند. از این رو، گروه تحقیق سؤال خود را به گونه اى تغییر داد که افراد به جاى پرسش در مورد خودشان، از همکارانشان مورد سؤال قرار گیرند: «آیا فکر مى کنید همکاران شما از فوران اطلاعات در رنج هستند؟» 

یافته هاى تحقیق

چرا سرریز اطلاعات به وجود آمده است؟ 

 
حجم اطلاعات در دسترس، به دلایل چندى افزایش یافته است: ارتباطات تجارى اصولاً افزایش یافته است؛ مشارکت و ارتباط با مشتریان و عرضه کنندگان افزایش یافته است؛ روندهایى مانند جهانى سازى و مقررات زدایى، رقابت را افزایش داده است؛ شرکت ها کوچک تر شده است و منشى هاى کمترى براى رسیدگى به اطلاعات مورد نیاز افراد استخدام مى شوند؛ افزایش تأمین اعتبار از خارج، ضرورت افزایش ارتباط با شرکت هاى دیگر را ایجاب مى کند و البته راه هاى ارتباط نیز افزایش یافته است: دورنگار، نامه هاى الکترونیک صوتى، نامه هاى الکترونیک، اینترنت و کنفرانس هاى Online، به علاوه روش هاى سنتى ترى مانند: تلفن، جلسات حضورى، پست و تلکس. 

معضل

دو سوم مدیرانى که در این تحقیق مورد مصاحبه و بررسى قرار گرفته اند، در پاسخ به مصاحبه گران اظهار داشته اند که براى تصمیم گیرى هاى خود احساس نیاز به سطح بسیار بالایى از اطلاعات مى کنند. این امر نشان مى دهد که این مدیران نیاز ضرورى به حمایت تصمیمات خود از سوى اطلاعات احساس مى کنند. این تحقیق هم چنان نشان مى دهد که نیمى از مدیران، نیاز به جمع آورى اطلاعات را در اثر رقابت با همکاران خود مى دانند. آن ها معتقدند که براى حفظ خود در سطحى مانند دیگر مدیران، نیازمند به جمع آورى اطلاعات هستند. 

هزینه براى تجارت

یافته هاى این تحقیق حاکى از آن است که از جمله مهم ترین هزینه هاى سرریز اطلاعات، اسراف و تضییع وقت است. افراد در اثر این حالت، زمان بسیار زیادى را براى جستجوى اطلاعات صرف مى کنند. از این میان، 38 درصد از مدیران، زمان بسیار زیادى را صرف جستجوى اطلاعات نموده اند. 

 
عواملى مانند قرار گرفتن اطلاعات در نرم افزارهاى مختلف و یا سرعت اینترنت در زمان هاى اصلى روز، این اسراف و تضییع وقت را شدت مى بخشد. از دیگر یافته هاى این تحقیق آن است که تصمیم گیرى ها در اثر فوران اطلاعات دچار تأخیر مى شوند. 43 درصد از پاسخ دهندگان به سؤالات این تحقیق، ابراز داشته اند که تصمیم گیرى هاى آن ها در اثر فوران اطلاعات دچار تأخیر مى گردد و یا متاثر از زمانى است که براى تحلیل اطلاعات و یا وجود حجم بسیار زیاد اطلاعات صرف مى گردد. 47 درصد از پاسخ دهندگانِ این تحقیق ابراز داشته اند که جمع آورى اطلاعات، آن ها را از وظایف و مسؤولیت هاى اصلى شان باز مى دارد. آن ها ابراز داشته اند که نمى توانند استراتژى هاى لازم را براى پیدا کردن نحوه برخورد با حجم اطلاعات در دسترس خود، ایجاد کنند. بنابراین اگر فوران اطلاعات به عنوان عامل اصلى انحراف مدیران از وظایف اصلى آن ها برطرف گردد، مى توان انتظار حجم عظیمى از تولید و کارایى بیش تر را داشت. 

هزینه هاى انسانى فوران اطلاعات

یافته هاى تحقیق «مردن براى اطلاعات» براى اولین بار نشان داد که سرریز اطلاعات با فشار روانى در ارتباط است و آن را تقویت مى کند. دو سوم از مدیران پاسخ دهنده به سؤالات این تحقیق، در پاسخ به مصاحبه کنندگان بیان داشته اند که فوران اطلاعات از عوامل ایجاد تنش و فشار روانى در همکاران آن هاست. این مصاحبه شوندگان هم چنین یکى از علل اساسى عدم رضایت شغلى را سرریز اطلاعات دانسته اند. از این میان، 42 درصد مدیران، بیمارى هاى جسمى و ناراحتى هاى خود را در ارتباط با فشار روانى ناشى از فوران اطلاعات دانسته اند. جالب توجه آن است که 61 درصد از مدیران ابراز داشته اند که در اثر حجم وسیع اطلاعات موجود و فوران اطلاعات، مجبور به کاهش و یا قطع فعالیت هاى اجتماعى خویش گردیده اند. 60 درصد مدیران نیز اعلام کرده اند که گاه به حدى از فوران اطلاعات خسته مى شوند که نمى توانند در اوقات فراغت خود به فعالیت هاى تفریحى بپردازند. 

 
در مجموع مى توان ابراز داشت که در این زمینه، تفاوت اساسى اى میان مدیران کشورهاى مختلف وجود نداشته است. مدیران آمریکایى و انگلیسى، بیش از دیگران اطلاعات ناخواسته و نطلبیده دریافت مى دارند و مدیران آسیایى به اطلاعاتى بسیار کمتر از این براى تصمیم گیرى نیازمند هستند. در میان مدیران آسیایى صرفا 9 درصد اعلام کرده اند که براى تصمیم گیرى نیازمند مقادیر بسیار فراوانى از اطلاعات هستند، حال آن که 31 درصد از مدیران آمریکایى چنین نیازى به اطلاعات را ابراز داشته اند. این گروه ها براى اتخاذ تصمیمات اساسى تر نیازمند اطلاعات بیش ترى هستند. 39 درصد از مدیران آمریکایى با این گزاره موافق هستند که آن ها بیش از مدیران انگلیسى و هنگ کنگى از فشار روانىِ حاصل از فوران اطلاعات رنج مى برند. 

مهم ترین درس هاى این تحقیق

مهم ترین یافته ها و درس هاى این تحقیق حاکى از آن است که افراد، دیگر نمى توانند به تنهایى راه حل هایى فردى و شخصى براى مدیریت اطلاعاتِ در دسترس خود پیدا کنند. مدیران و افراد در اثر حمله بى امان اطلاعات و کانال هاى اطلاعاتى، از یافتن راه حل هایى ساده براى مدیریت اطلاعات ناتوان گردیده اند. تکنولوژى هایى که براى مدیریت اطلاعات ایجاد شده اند، اغلب خود به مشکل تبدیل شده اند و راه حلى براى این معضلات محسوب نمى شوند. راه هاى بیش تر، صرفا به معنى ترافیک بیش تر است. انسان ها دست به تولید و توزیع اطلاعات مى زنند نه به این علت که این کار ضرورى و لازم است، بلکه صرفا به این علت که مى توانند به اینترنت منتقل شوند. 

 
شاید مهم ترین درسى که مى توان از این تحقیق گرفت این است که شرکت ها باید مدیریت اطلاعات را جدى بگیرند و از آن جا که این کار از سوى مدیران کاملاً ضرورى به نظر نمى رسد، هیچ تضمینى وجود ندارد که حمایت لازم از این کار صورت گیرد. مدیریت اطلاعات باید همانند سرمایه گذارى، یکى از مهم ترین کارهاى مدیران در نظر گرفته شود. این مشکل به خودى خود برطرف نخواهد شد، و آن ها که این مشکل را حل کنند، در تاریخ ثبت خواهند شد. در این صورت، فروشندگان اطلاعات مجبور به ارائه سرویس هایى خواهند بود که اطلاعاتى مفیدتر، مرتبط تر و قابل اعتمادتر ارائه کنند. 

 
منبع: سایت (Coalition for Networked Information) CNI